Im Rahmen der Förderrichtlinie Digitalisierung Zuschuss EFRE 2021–2027 (FRL Digi-Z) wurde unser Apothekenverbund bei der Einführung und Implementierung der digitalen Plattform ApoTune zur standortübergreifenden Organisation und Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse gefördert.
Ausgangssituation und Zielsetzung
Mit der Erweiterung des Filialverbundes wuchs die Notwendigkeit, Informationen, Aufgaben, Dokumente und Prozesse einheitlich und filialübergreifend zu organisieren. Die bisherigen überwiegend analogen und dezentralen Abläufe stießen an ihre Grenzen und führten zu erhöhtem Kommunikationsaufwand sowie Medienbrüchen. Ziel des Vorhabens war es, das Digitalisierungsniveau des Unternehmens nachhaltig zu erhöhen und eine zukunftsfähige, skalierbare Unternehmensorganisation zu schaffen.
Realisierte Maßnahmen
Im Rahmen des Projekts wurden folgende digitale Lösungen eingeführt:

Digitale Aufgaben- und Prozessorganisation mit standortübergreifender Aufgabenverteilung und Statusverfolgung
Digitale Kommunikations- und Informationsstrukturen im Filialverbund
Digitales Botendienstmodul
Digitales schwarzes Brett (ApoTune Point)
Digitale Zeiterfassung
Filialübergreifende DSGVO-konforme Kommunikation via App
Digitalisierung von Qualitätsmanagement-Dokumenten, Formularen und Arbeitsanweisungen
Einführung des Dokumentenmanagementsystems ApoTune PaperFree
Einführung der KI-gestützten Lösung EMMA zur Automatisierung administrativer Prozesse

Ergebnis
Durch das Vorhaben wurden zahlreiche bisher papierbasierte oder manuell organisierte Prozesse digitalisiert. Informationen und Aufgaben stehen nun standortübergreifend in Echtzeit zur Verfügung. Das Digitalisierungsniveau des Unternehmens wurde deutlich erhöht; wesentliche Organisations-, Kommunikations- und Dokumentationsprozesse werden heute digital, transparent und standortübergreifend abgewickelt.

Dieses Vorhaben wird kofinanziert durch den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) im Rahmen des EFRE-Programms Sachsen 2021–2027 sowie durch Steuermittel auf der Grundlage des von den Abgeordneten des Sächsischen Landtags beschlossenen Haushalts.